Het inrichten van een vergaderruimte lijkt op het eerste gezicht misschien eenvoudig. De ruimte is meestal een beetje sober aangekleed. Meer dan enkele tafels en stoelen zie je niet. Toch blijkt het inrichten in de praktijk wat lastiger te zijn. Er zijn immers veel dingen waar je rekening mee moet houden. Denk maar eens aan het creëren van comfort en de juiste voorzieningen om een vergadering goed te laten verlopen. De kwaliteit van de vergadering valt of staat met hoe deze is ingericht. Kortom: genoeg redenen om hier extra aandacht aan te besteden. Maar waar denk je dan aan? Met behulp van de volgende interieurtips helpen we je graag op weg.
Let op de comfort
Het is van essentieel belang dat de genodigden comfortabel kunnen zitten. Als je uren achtereen op een oncomfortabele vergaderstoel moet zitten, dan heeft dit grote gevolgen voor de concentratie. Het is onmogelijk om je goed te concentreren als je ondertussen enkel rug- en nekklachten ervaart. Wanneer de helft van de vergaderzaal enkel aan het wisselen van houding is om het lichamelijk vol te houden, dan weet je dat de vergadering waarschijnlijk niets op gaat leveren.
Daarom is het extra belangrijk om voor goede vergaderstoelen te zorgen. Let echt op de ergonomie van de stoel. Het is prettig wanneer deze door iedereen persoonlijk versteld kan worden. Zo weet je zeker dat iedereen comfortabel kan zitten en dit de vergadering niet in de weg hoeft te staan.
De juiste opstelling
Dan is het ook goed om over de opstelling van de meubels in de vergaderruimte na te denken. Welke opstelling het meest geschikt is, hangt met name af van de soort vergadering die hier gevoerd wordt. Zo is een U-opstelling uitermate geschikt voor presentaties, terwijl je bij enkel overleg juist meer belang hebt aan een ronde opstelling.
Als de ruimte er is, is het verstandig om diverse vergaderruimtes met meerdere opstellingen te creëren. Kies ook voor tafels die – indien nodig – in verschillende opstellingen zijn te verwerken. Het liefst zonder al te veel schuifwerk.
Met een goed doordacht ontwerp, zorg je ervoor dat de vergadering soepeler verloopt.
Denk aan voldoende stopcontacten
Het is niet alleen belangrijk dat de meubels op orde zijn, ook moet er gedacht worden aan de juiste voorzieningen. Wees je ervan bewust dat er tijdens een vergadering veel elektronische apparaten worden gebruikt. Soms neemt elke genodigde zelfs een laptop mee om aantekeningen te maken. Dan is het wel belangrijk dat deze ook op een oplader kan worden aangesloten. Zo wordt voorkomen dat de apparaten halverwege de vergadering al niet meer in gebruik genomen kunnen worden. Gelukkig zijn er tegenwoordig ook tal van speciale vergadertafels waar op iedere plek een eigen stopcontact is verwerkt.
Houd er ook rekening mee dat je met een goed bekabelingsplan moet komen. Als overal losse kabels liggen, dan is de kans groot dat men hierover gaat struikelen. Daarom is het belangrijk dat ze op de juiste manier weggewerkt worden, zodat er een veilige omgeving kan worden gecreëerd.
Foto door CoWomen
About Author
